Măsuri COVID-19 [4]: AG Locale, Instrumente online pentru întâlniri și consultări online, Solidaritate cercetășească – Apel voluntari

17 martie 2020

Grupul de Răspuns Rapid a adoptat și comunică următoarele obligații și recomandări cu privire la organizarea activităților cercetășești de către Centrele Locale:

  1. Obligativitatea suspendării oricărui tip de activitate cercetășească, față în față, adresată copiilor și tinerilor cercetași (recurentă/ săptămânală, inclusiv întâlniri, hike, camp etc.), în cadrul și în numele Organizației Naționale Cercetașii României (incluzând aici toate Centrele Locale și Centrul Cercetășesc Nocrich – H.C. Habermann), inclusiv participările la evenimentele altor entități, pentru o perioadă de 30 de zile, începând cu data de 16.03.2020. Măsura ar putea fi prelungită prin comunicări ulterioare, dacă situația o impune.
  1. Obligația suspendării oricărui tip de activitate cercetășească sau întrunire, față în față, adresată liderilor și voluntarilor adulți care implică mai mult de 5 persoane (stagii de formare, ședințe de pregătire, întâlniri locale), în cadrul și în numele Organizației Naționale Cercetașii României (incluzând aici toate Centrele Locale și Centrul Cercetășesc Nocrich – H.C. Habermann), inclusiv participările la evenimentele altor entități, pentru o perioadă de 30 de zile, începând cu data de 16.03.2020. Măsura ar putea fi prelungită prin comunicări ulterioare, dacă situația o impune.
  1. Obligația suspendării oricărui tip de activitate cercetășească sau întrunire, care implică deplasarea cercetașilor dintr-o localitate în alta.
  1. Obligația suspendării programului de lucru cu publicul a magazinului Scout Shop pe perioada suspendării activității cercetășești, pentru o perioadă de 30 de zile, începând cu data de 16.03.2020, cu posibilitatea de prelungire, dacă situația o impune.
  1. Activitatea biroului executiv va fi realizată pe perioada suspendării activității cercetășești, prin lucru la domiciliul fiecărui angajat; în cazul în care activitatea și solicitările impun, și nu suportă amânare, va avea loc deplasarea la sediu a angajaților; vă rugăm să confirmați telefonic vizitele la sediu la 0723 723 827.
  1. Cu ajutorul echipei TECH vă putem dispoziție un material care explică în detaliu folosirea a două instrumente online care vă pot facilita organizarea întâlnirilor de lucru online sau consultarea pe diverse subiecte:
  1. Google Meet – oferă posibilitatea unei întâlniri online/ videoconferință pentru 100 de persoane logate cu adresă de scout sau 25 de persoane logate cu adresă de gmail
  2. Google Forms cu template – oferă posibilitatea consultării online

!!! Pentru organizarea unei astfel de întâlniri este necesară planificarea ei în mod corespunzător și o disciplină atentă:

  • stabilirea unei date agreate de toți participanții
  • stabilirea unui program clar, în care fiecărui subiect îi este alocat un timp, comunicat detaliat înainte către participanți
  • un regulament clar al întâlnirii: microfoane închise, intervenții de maximum 2 min. și punctuale
  • pregătirea și transmiterea tuturor documentelor în forma scrisă în timp util către participanți, cu minimum 5 zile înainte de videoconferință
  • pregătirea formularelor de consultare anterior videoconferinței
  • numirea unei persoane care se ocupă de partea ‘tehnică’ în cadrul întâlnirii
  • numirea unei persoane care moderează discuția
  1. Recomandări Adunări Generale Locale

7.1. Adunarea Generală a unei Sucursale (Centru Local care nu are personalitate juridică)

O Adunare Generală Locală reunește între 10 și poate 50 de persoane. Deși avem încredere foarte mare în tool-urile online și în lucru la distanța, un AG online cu peste 10 persoane are câteva limitări, unele dintre ele controlabile, altele nu.

Câteva recomandări:

  • analizați gradul de urgență al organizării unui AG local: poate fi înlocuit el de o consultare sau o dezbatere în scris/ online? este necesară acum luarea de decizii prin vot?
  • faceți consultări pe subiecte în grupuri mai mici – dimensiunea unei patrule (4-9 membri) sigur funcționează și online 🙂 de exemplu liderii pot face consultări cu câte una/ două patrule de eXplo
  • după ce ați colectat feedback-ul de la consultări și l-ați integrat, după caz,, elaborați formularul google de vot (conform indicațiilor din materialul de mai sus) și trimiteți-l cu timp de răspuns de 1-2 zile
  • creați un cadru (un grup online sau numiți o persoană) care poate răspunde în perioada de consultări cu detalii despre subiectele de pe OZ
  • formularele google nu permit alegeri locale, întrucât confidențialitatea răspunsului nu este posibilă
  • vă încurajăm să demarați pregătirile și să ne scrieți la tech@scout.ro/ contact@scout.ro dacă aveți întrebări tehnice sau vreți să ne împărtășiți lecțiile învățate

7.2. Adunarea Generală a unei Filiale (Centru Local cu personalitate juridică)

Suntem în curs de a oferi o recomandare, în cazul în care situația va impune, pentru organizarea unei AG de Filială/ Națională luând în considerare obligativitatea descărcării de gestiune și depunerii bilanțului până la finalul lunii aprilie 2020.

În timp ce pentru o sucursală este o obligativitate statutară, pentru o filială și pentru ONCR și o obligativitate legală.

  1. Solidaritate cercetășească

8.1. Ajutăm persoanele vulnerabile

Comunitățile în care suntem activi au nevoie de ajutorul nostru și în această perioadă, iar cercetașii au fost mereu și rămân un reper pentru modelul de organizare și implicare în comunitate.

Există o categorie de persoane mai vulnerabile în această perioadă care are nevoie de ajutor la cumpărături (alimente, medicamente) sau alte urgențe – în special persoanele peste 60 de ani sau persoanele cu probleme medicale și cu imunitatea compromisă.

Dacă ești major și îți dorești să contribui cu ceva, poți adopta modelul promovat de Institutul Polonez sau crea ceva personalizat pentru grupul tău. Te încurajăm să ajuți, dar să fii și precaut: cumpără pentru persoanele de la tine din bloc/ scară, pe care le cunoști deja, nu cumpără lucruri valoroase pe banii tăi, respectă măsurile de igienă (mască, mănuși, spălat pe mâini), predă cumpărăturile fără să iei contact direct cu persoanele vulnerabile, deplasează-te cu bicicleta sau pe jos pentru a evita mijloacele de transport.

8.2. Pre-organizare voluntari situații de urgență

Am făcut un formular care centralizează disponibilitatea noastră pentru a fi activi în această perioadă în comunitate și modul în care am putea fi activi în baza resurselor și abilităților pe care le avem fiecare dintre noi. Este vorba despre voluntariat ca cercetași, dar în medii dinamice, organizate de alte persoane sau instituții, unde nu setăm noi cadru de organizare sau resursele, dar suntem convinși că abilitățile dezvoltate la cercetași pot fi foarte utile. Formularul este deschis pentru cercetași peste vârsta de 18 ani și între 16 și 18 ani, cu acordul liderului.

Completarea acestui chestionar nu obligă la acțiune imediată, ci are scopul de a crea o bază de date care va fi apelată, cu prioritate, în caz de nevoie: https://forms.gle/rE19XfCwJxwCnAacA 

  1. Educația online

Găsiți aici, la inițiativa Sabinei Grigore, o centralizare de platforme online de învățare, activități educative, culturale și distractive online.

  1. Informarea din surse sigure rămâne prioritară în această perioadă. Vă recomandăm https://stirioficiale.ro/
  1. Obligativitatea transmiterii tuturor informărilor Grupului de Răspuns Rapid/ CD pe acest subiect, inclusiv aceasta, către membrii din Centrele Locale, și către părinți.
  1. Pentru orice decizie legată de acest subiect am alcătuit un Grup de Răspuns Rapid, alcătuit din membri ai CD și Directorul Executiv care poate fi contactat în orice moment la telefon 0736 341 822/ mihaela.girleanu@scout.ro. Pentru orice răspunsuri oficiale (presă/ terți) cu privire la aceste măsuri, vă rugăm să redirecționați solicitările către Grupul de Răspuns Rapid.

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.