Măsuri COVID-19 [5]: AG Național AG Filiale Alte Evenimente Naționale

28 martie 2020

Grupul de Răspuns Rapid a adoptat și comunică următoarele decizii:

1. Adunarea Generală Națională

Context:

În această perioadă, ne confruntăm cu diverse limitări al căror scop este să ne ofere o mai mare siguranță și securitate pe termen mediu și lung.

Mișcarea cercetășească are la bază principiile democratice și scopul deciziilor pe care le luăm este să asigure membrilor organizației cadrele potrivite ca ei să-și manifeste pe deplin drepturile și obligațiile: implicarea tinerilor în luarea deciziilor, consultarea cu privire la decizii, dreptul la opinie și vot, reprezentativitatea, responsabilitatea etc.

Ne dorim să avem o Adunare Generală corespunzătoare care să ne permită punerea în practică a acestor drepturi. Totodată, avem niște limitări de ordin legal (descărcarea de gestiune și depunerea bilanțului), care au niște termene limită și care ne impun să găsim soluțiile cele mai potrivite ca atât noi ca membri, cât și noi ca entitate juridică, să putem să respectăm legea și să ne putem continua activitatea.

Decizie:

Se suspendă Convocatorul Adunării Generale Naționale din 25-26 aprilie 2020 cu următoarele mențiuni:

1. se anulează întâlnirea fizică programată în 25-26 aprilie 2020; o nouă Adunare Generală Extraordinară va fi convocată, respectând prevederile statutare la o dată care va fi anunțată ulterior
2. se menține procesul de consultare cu privire la subiectele de pe Ordinea de Zi anunțată – mai exact, toate documentele suport vor fi puse la dispoziția Centrelor Locale pentru a primi feedback pe email și într-un cadru organizat online în ziua de 25 de aprilie 2020; obiectivul nostru este să răspundem la întrebări și să preluăm feedback, acceptând că orice vot formal pe oricare din subiecte va avea loc doar într-o Adunare Generală formală.
3. se convoacă Adunarea Generală Extraordinară în data de 25 aprilie cu vot prin corespondență online, având pe Ordinea de Zi un singur subiect: Raportul financiar și descărcarea de gestiune

• Fiecare Centru Local va mandata o persoană pentru exprimarea votului și totodată adresa de email de pe care va fi exprimat votul. Mandatele completate și semnate pot fi trimise pe contact@scout.ro până la data de 19 aprilie 2020 inclusiv. Model mandat aici.
• Sâmbătă, 25 aprilie, ora 10.00 persoanele mandatate vor primi prin email propunerea de vot pentru descărcarea de gestiune și procedura de vot, pe adresele de email specificate în mandat, cu termen de răspuns: 25 aprilie, ora 16.00
• Raportul financiar și Raportul cenzorilor va fi pus la dispoziția Centrelor Locale până cel târziu în data de 11 aprilie 2020, conform calendarului AG
• Situația Centrelor Locale cu drept de vot o puteți consulta aici

Mențiuni:

Acest proces facilitează respectarea legii, mai exact depunerea bilanțului la termen (și evitarea plății unei eventuale amenzi), dar este o soluție de compromis la care am ajuns din cauza situației excepționale în care ne găsim, înțelegând limitările ei inclusiv din perspectivă juridică.

Dacă există opoziție cu privire la această propunere de organizare, vă rugăm să ne comunicați în cel mai scurt timp.

Votul exprimat prin email reprezintă un document opozabil în instanță, asociat cu o adresă de email a unei persoane mandatate explicit de Centrul vostru Local, motiv pentru care, am optat pentru această versiune și nu pentru folosirea unei aplicații online de vot.

II. Adunările Generale ale Filialelor

Context:

Centrele Locale cu personalitate juridică (Filialele) întâmpină aceleași limitări ca și Organizația cu privire la organizarea Adunărilor Generale.

Recomandări:

1. GRR exprimă recomandări, în timp ce decizia finală, ca și răspunderea care provine din aceasta, revine în întregime conducerii Centrului Local, în cazul Centrelor Locale cu personalitate juridică (Filiale ONCR)
2. Recomandăm susținerea Adunărilor Generale cu vot online / prin corespondență atât în cazul filialelor, cât și în cazul sucursalelor, cu o limitare în ce privește subiectele de pe OZ.
3. Nu recomandăm pe Ordinea de Zi subiectele ce impun modificări la Judecătorie: schimbare de Statut sau alegeri

AG în acest format are o valoare juridică incertă, mai exact toate deciziile luate pot fi respinse de / anulate în instanță, implicit și solicitarea de a înregistra schimbarea CCL-ului sau a statutului pot fi respinse.

În cazul în care situația din Centru Local impune schimbări urgente, vă recomandăm să aveți o consultare online în care să aveți un consens cu privire la un Consiliu de Centru Local interimar (persoanele care iau decizii și mandatul), urmând ca modificările statutare și toate reglementările ce se impun să le realizați într-o Adunare Generală organizată statutar, când situația din țară o va permite.

Mențiuni

1. Este important ca atunci când alegeți metoda de vot (în cazul în care nu optați pentru varianta propusă pentru Adunarea Generală Națională), tool-urile să vă ofere posibilitatea să identificați persoana de la care ați primit votul (printr-o adresă de e-mail sau un număr de telefon cunoscute, spre exemplu)
2. Pentru orice întrebare legată de organizarea locală, vă recomandăm să ne scrieți la mihaela.girleanu@scout.ro.

III. Alte evenimente locale de amploare sau cu deschidere națională

Vă recomandăm în pregătirile pe care le faceți pentru evenimentele din această vară să elaborați și un plan de criză pentru cazul în care măsurile de restricție se vor prelungi și pentru perioada mai – august 2020 (să informați persoanele poate deja înscrise despre riscurile de amânare sau suspendare, să decideți momentele și criteriile în baza cărora veți lua deciziile de suspendare sau amânare, propuneri de gestionare a evenimentului pe grupuri mai mici de persoane – de exemplu, campul de Centru Local pe unități etc.)

Totodată, vă recomandăm să nu angajați cheltuieli din partea Centrului Local sau a cercetașilor pentru aceste evenimente, până la momentul în care veți avea o mai mare siguranță pentru organizarea lor.

IV. Obligativitatea transmiterii tuturor informărilor Grupului de Răspuns Rapid/ CD pe acest subiect, inclusiv aceasta, către membrii din Centrele Locale, și către părinți.

V. Pentru orice decizie legată de acest subiect am alcătuit un Grup de Răspuns Rapid, alcătuit din membri ai CD și Directorul Executiv care poate fi contactat în orice moment la telefon 0736 341 822/ mihaela.girleanu@scout.ro. Pentru orice răspunsuri oficiale (presă/ terți) cu privire la aceste măsuri, vă rugăm să redirecționați solicitările către Grupul de Răspuns Rapid

Vă reamintim că sunt suspendate doar întâlnirile față în față între cercetași, în timp ce activitățile cercetășești își pot urma cursul firesc, cu limitările impuse.

Vă încurajăm să dezvoltați activități online pentru această perioadă și să vă folosiți de resursele promovate:

• JOTI (Jamboree On The Internet / Jamboreea pe Internet) este un eveniment organizat anual la nivel mondial, când cercetașii de peste tot din lume se întâlnesc online, creează prietenii internaționale și participă la sesiuni interactive. Având în vedere restricțiile de circulație care afectează mai mult de o treime din populația planetei, se organizează o ediție specială JOTI pe 3 – 5 aprilie. Mai multe informații găsiți pe pagina oficială a evenimentului, iar pentru orice nelămuriri vă stăm la dispoziție la adresa de email international@oncr.ro
• activități derulate de acasă (exemple de activități de la cercetașii britanici: https://www.scouts.org.uk/the-great-indoors/)
• activități care impun lucrul individual (căutare de informații, desenare, proiectare, planificare, reflecție etc.)
• activități care se pot facilita prin intermediul întâlnirilor online cu ajutorulaplicațiilor (google meet, skype, call whatsapp, call FB mess etc.) și permit interacțiunea în siguranță în mediul online a cercetașilor

De asemenea, nu uitați de rolul nostru în această perioadă, de a fi responsabili și a respecta limitările impuse, și, totodată, un sprijin pentru comunitatea în care activăm.